Como Organizar un Evento para Medios de Comunicación

¿Vas a organizar un evento para medios de comunicación? Te contamos cómo se hace

Lo primero que debes tener en cuenta es que las y los profesionales de los medios de comunicación tienen unos ritmos y hábitos totalmente diferentes a los nuestros. La inmediatez es una palabra fundamental en su apretada agenda y no acuden si nuestra convocatoria no es ya, de por sí, una noticia (con su titular y todo). Tenemos que hablar su lenguaje informativo para que acudan al evento que queremos ofrecerte.

¡Ahí van unos cuantos consejos para organizar una rueda de prensa en tu empresa, entidad u organismo! 

 

1. Despierta el interés periodístico

Una convocatoria de prensa con los datos destacados del eventos y su importancia y con un buen titular, despiertan el interés de la prensa. La clave es que logres conseguir que tu evento sea de interés general y no mera autopromoción. Para ello, ayuda destacar el valor social de tu empresa, por ejemplo: cuántos puestos de trabajo ha generado en la localidad o cuántos generará el producto que vas a lanzar. Las cifras son algo que entusiasma mucho a la gente que se dedica a la comunicación: usa tus datos, ofrece estadísticas

Tu evento debe tener un valor social cuantificable o destacado: búscalo y haz que toda la información gire en torno a eso. Ésa será la temática central del mismo. El interés puede ser cultural, social, político, económico, medioambiental, etc.

 

2. Deja muy claro el lugar y la hora

 

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La comunicación funciona con agenda del día. Tienen que saber con tiempo cuándo será el evento porque los medios necesitan organizar a su equipo. Pónselo fácil y no se te ocurra mandar la nota sin estos datos previos: el motivo de la convocatoria, la hora exacta y el lugar de celebración. Menciona a quiénes estarán presentes en la misma y quiénes serán protagonistas del evento. Los datos prácticos del acto, aunque suelen insertarse a lo largo de la nota de la convocatoria, suelen ponerse al final a modo de resumen en negrita y de manera muy visual para facilitar la labor periodística.

Como en el siguiente ejemplo:

CONVOCATORIA DE PRENSA: Presentación datos empleo Gestoflor

HORA: 17.30 pm

LUGAR: Oficina Gestoflor | Poligono industrial Las Salinas de San José C/orilla nave 5 el Puerto de Santa María, Cádiz. [Si mandamos las coordenadas muchísimo mejor]

CONTACTO: [Responsable informativo y teléfono]

 

Las horas elegidas para las convocatorias suelen ser las que van desde las 11 a las 12:30 de la mañana ya que medios como la radio suelen tener sus boletines informativos antes de las 14:00 horas. Nunca dar la rueda de prensa a estas horas ya que no llegaremos a salir en los boletines del día. Hay que dar tiempo a que se elabore la noticia para que podamos ser actualidad. La tarde también es otra opción pero no es la más elegida. En todo caso, en esta opción a quien tenemos que dar margen es a la prensa escrita: dejarle tiempo para llegar a las rotativas. Hacer un evento informativo para la prensa muy tarde no es lo aconsejable a no ser que se trate de algo muy excepcional como una gala nocturna o un evento que sea un reclamo por sí mismo y al que no dudarán de asistir por las grandes expectativas puestas en el mismo.

Manda tu comunicado una semana antes del evento y vuelve a repetir y a confirmar la asistencia unos dos días antes o incluso el día anterior. Fomenta el llamado a través de tus Redes Sociales.

 

3. Ten en cuenta la agenda y los actos en la localidad donde lo desarrolles

 

Tu evento no es el único ni el más importante para la prensa. Tienes que tener muy en cuenta su agenda y echar un vistazo a todo lo que se está haciendo alrededor en los días en los que pretendes hacerlo. ¿Hay ferias importantes? ¿La localidad está plagada de actos? Si puedes elegir una semana en la que casi no existan novedades informativas, te garantizarás sin duda una mayor cobertura.

 

4. Los contactos directos lo son todo

 

Antes de organizar tu evento, lo primerísimo que tienes que tener es una buena agenda de contactos con los correos directos de las y los periodistas. Los medios, aunque suelen publicar un correo electrónico, en sus webs; a menudo sólo consultan los suyos personales. Los correos corporativos son un cajón de sastre donde entra todo tipo de información al día. Garantízate los contactos directos. Si tienes que ir a los medios físicos para pedirlos con tiempo, hazlo.

Existen agendas de la comunicación locales (y también provinciales y por comunidades) que se publican cada año o están en la web; pero el trabajo de comunicación no está pasando por un buen momento y existen bajas y contrataciones muy a menudo. Estas agendas no siempre están lo actualizadas que quisiéramos. Asimismo, una vez mandada la nota, lo ideal es acudir al teléfono para garantizar que la han recibido y asegurar la confianza desde un trato directo. Aprovechamos para insistir en lo genial del evento y así aprovechamos para pedir los correos que nos faltan, en caso de que no les haya llegado la nota.

 

5. Prepara muy bien el lugar físico donde tendrá lugar el evento

 

Mesas, logotipos, dossiers que vamos a entregar… altavoz en caso de que vayamos a hacerlo con sonido en un lugar más amplio… Existen muchísimos manuales para saber cómo preparar el lugar del evento. Si van a acudir autoridades, mejor dejarlo en manos de profesionales que sabrán seguir los protocolos pertinentes para estos casos. Son demasiadas cosas para señalarlas en un solo post. Simplemente, da a la prensa lugares prioritarios para que puedan seguir bien el evento y un trato amable. Indispensable que haya una persona responsable del trato con los medios que presente al resto: no mareemos a la gente.

 

6. Agradecer la asistencia

 

Al finalizar el evento, mandaremos a los medios una nota de prensa con los resultados del mismo y documentos gráficos y audiovisuales (en caso de tenerlos de calidad). Podemos dar un paso más allá y usar las Redes Sociales para agradecer la asistencia de quienes nos cubrieron la noticia. En twitter, por ejemplo, podemos hacer menciones directas. Es algo que agradecerán ya que no siempre se agradece su presencia y servirá para fidelizar la relación entre medios y organización o marca.

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Contacto

Teléfono:
956 850 849
Email:
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Dirección:
Pol. Ind. Las Salinas de San José
C/ Orilla nave 5
11500 El Puerto de Santa María
Cádiz